Обязанности:

Всестороннее обеспечение служебной деятельности генерального директора: ведение рабочего календаря, ведение календаря значимых дат (дни рождений ключевых сотрудников и партнеров, организация поздравлений); организация и протоколирование встреч/совещаний/заседаний; встреча гостей; поиск и консолидация информации; travel-поддержка (личная и рабочая); подбор и бронирование ресторанов; организация и контроль порядка и рабочей обстановки в кабинете; работа с документами; обеспечение взаимодействия Руководителя на всех уровнях внутри и вовне организации, контроль за исполнением поручений по срокам и содержанию; организация питания; выполнение личных поручений ГД, при необходимости.
Помощь в организации проведения Совета Директоров (контроль и помощь в сборе презентаций, контроль готовности слайдов со стороны коллег, организационные правки, прочее).
Работа с корпоративным такси: заказ по запросу (Генерального директора, Директор по росту компании, гостям), контроль и пополнение личных кабинетов денежными средствами, отчет и расшифровка бухгалтерии по поездкам в конце месяца, оформление закрывающих документов.
Работа с общекорпоративной почтой и корпоративным телефоном: ответ на звонки, распределение входящих писем и звонков внутри компании.
Подготовка необходимой информации по запросу Акционера.
Выполнение служебных поручений директора по росту компании.
Подготовка внутренних корпоративных мероприятий (по поручению Генерального директора, Акционера, Директора по росту компании): организация, подготовка к содержательной части, поиск и просмотр локации, сервировка в месте проведения мероприятия, встреча гостей, уборка, отчет бухгалтерии по расходам и закрывающим документам.
Помощь в ведении корпоративного ТГ- канала: информационное оповещение о новостях компании, назначение админов, контроль списка участников и пр.
Подготовка представительских расходов и авансовых отчетов генерального директора и Директора по росту компании.
Заказ продуктов/хозтоваров/воды/канцелярии и пр.
Организация и контроль оплат АХО.
Контроль работы офиса и взаимодействие с техническим персоналом (уборщицы, хаус-мастера, управляющая компания).
Встреча гостей офиса. Формирование заявок и пропусков для гостей и сотрудников.
Оформление и распределение парковочных мест для сотрудников и гостей.
Организация поездок и командировок (поиск и заказ билетов/гостиниц/трансфера, визовая поддержка, работа с агрегаторами).
Работа с такси и курьерской службой.
Ведение платежного календаря в рамках должностных обязанностей.
Организация общекорпоративных встреч и звонков.
Организация и поддержание работы офиса компании (административно-хозяйственное обслуживание).

Требования:

Наличие профессиональных навыков в соответствии с обязанностями.
Знание английского языка на уровне Pre-Intermediate.
Умение определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время.
Умение устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу.
Умение сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия.
Обеспечение информационной безопасности деятельности компании.
Этика делового общения.
Правила речевого этикета.
Умение вести деловую переписку.
Грамотность.
Умение применять информационно-коммуникационные технологии.
Высокий уровень владения Microsoft Office.
Опыт работы с ЭДО.
Стрессоустойчивость.
Гибкость мышления.
Многозадачность.
Умение работать в сжатые сроки.

Условия:

основное место работы в комфортном офисе в трех минутах от м. Таганская
5-дневная рабочая неделя (40 часов)
ненормированный рабочий день (периодически, не постоянно)
рабочие дни: понедельник – пятница с 9:00 до 18:00, выходные дни: суббота – воскресенье, перерыв на обед: 60 минут
отпуск 28 + 3 (за ненормированный рабочий день)
ДМС после испытания
мотивационная программа: квартальные премии по достижении ключевых целей

Помощник генерального директора (с функцией офис-менеджера)